Як прибрати
Хаос в CRM
за тиждень
Систематизація CRM за 7 днів. Симптоми "хворої" CRM, покроковий план очищення даних, стандарти ведення. Як підвищити ефективність команди через порядок у системі.
Симптоми "хворої" CRM та вартість хаосу
"У нас є CRM, але продажі все одно непередбачувані" - скарга 73% керівників відділів продажів. Проблема не в технології, а в тому, як вона використовується. Дослідження Salesforce показує: компанії з "чистою" CRM мають на 41% вищу конверсію та на 27% точніші прогнози продажів. Симптоми "хворої" CRM ✕ Дублювання записів: Один клієнт існує в системі 3-4 рази під різними варіантами назви або контактних даних. ✕ Застарілі дані: 40%+ контактів неактуальні. Телефони не відповідають, email-адреси недійсні, контактні особи змінилися. ✕ Неструктуровані нотатки: "Дзвонив, не відповів", "Обговорювали проект", "Перенесли зустріч" - інформація є, але вона безкорисна. ✕ Некоректна воронка: Угоди "висять" на етапах місяцями, статуси не відповідають реальному стану справ.
Вартість хаосу в CRM ✕ Втрачений час: Менеджери витрачають до 20% робочого часу на пошук потрібної інформації в неорганізованій CRM. ✕ Пропущені можливості: Дублювання призводить до ситуацій, коли з одним клієнтом працюють два менеджери, або навпаки - ніхто не працює. ✕ Точні прогнози: Хибні дані призводять до помилок в плануванні на 25-40%.
Впровадження CRM, Стандарти продажів
11 вересня 2025
Недільний план наведення порядку
Якщо у вас так, подивіться наступний план і спробуйте це зробити. День 1-2: Аудит поточного стану 1. Аналіз дублікатів: Використання вбудованих інструментів CRM або сторонніх сервісів для виявлення повторів за назвою, email, телефоном. 2. Оцінка якості даних: Вибіркова перевірка 50-100 записів для розуміння масштабу проблем. 3. Аналіз використання полів: Які поля заповнюються регулярно, які ігноруються, які заповнюються некоректно. День 3-4: Очищення даних 4. Злиття дублікатів: Об'єднання записів з збереженням найповнішої інформації. Важливо: робити backup перед масовими операціями. 5. Видалення мертвих лідів: Архівування або видалення записів без активності протягом 12+ місяців та з недійсними контактними даними. 6. Стандартизація записів: Приведення назв компаній, посад, статусів до єдиного формату. День 5-6: Налаштування процесів 7. Створення обов'язкових полів: Визначення мінімального набору даних, необхідних для ефективної роботи. 8. Налаштування воронки продажів: Чіткі критерії для кожного етапу, автоматичні нагадування про необхідні дії. 9. Шаблони активностей: Стандартизовані шаблони для записи дзвінків, зустрічей, email-листування. День 7: Навчання команди 10. Створення чеклістів: Покрокові інструкції для типових операцій. 11. Тренінг з нових стандартів: Пояснення нових правил ведення CRM, демонстрація змін.
Стандарти ведення CRM
Стандарти ведення CRM Обов'язкові поля для контакту: • Повна назва компанії (без скорочень) • Контактна особа (ім'я, посада, контакти) • Сфера діяльності (стандартизована класифікація) • Джерело ліда • Дата останнього контакту Стандарти записів активностей: • Дата та час контакту • Тип активності (дзвінок, email, зустріч) • Результат контакту • Наступні кроки з конкретними термінами • Відповідальна особа Правила роботи з угодами: • Сума угоди (реалістична оцінка) • Ймовірність закриття (на основі чітких критеріїв) • Плановата дата закриття • Конкуренти та альтернативи • Особа, що приймає рішення Автоматизація для підтримки порядку Автоматичні нагадування: • Про необхідність контакту з клієнтом • Про оновлення інформації в записі • Про переведення угоди на наступний етап Валідація даних: • Перевірка формату email та телефонів • Обов'язкові поля для переходу між етапами • Автоматичне заповнення даних з зовнішніх джерел Звітність: • Щотижневі звіти про якість даних • Моніторинг активності менеджерів • Аналіз ефективності воронки
Підтримка порядку: постійні процеси ✓ Щотижнева гігієна: 15-20 хвилин кожний понеділок на перевірку та очищення власних записів. ✓ Щомісячний аудит: Аналіз топ-50 найактивніших записів на предмет актуальності та повноти. ✓ Квартальне очищення: Масове видалення/архівування неактивних записів, оновлення класифікаторів. Вимірювання якості CRM Ключові метрики: ✓ Відсоток заповнених обов'язкових полів (цільове значення: 95%+) ✓ Кількість дублікатів (менше 2%) ✓ Актуальність даних (щомісячне оновлення 80%+ записів) ✓ Точність прогнозів (відхилення не більше 15%) Мотивація команди: Включення якості ведення CRM в KPI менеджерів з вагою 15-20%. Результати систематизації Через тиждень: ✓ Зручність роботи з даними підвищується на 40-50% ✓ Час пошуку інформації скорочується вдвічі Через місяць: ✓ Точність прогнозів покращується на 25-30% ✓ Ефективність follow-up підвищується на 35% Через квартал: ✓ Конверсія лід→угода зростає на 15-20% ✓ Задоволеність команди роботою з CRM підвищується Висновок Порядок в CRM - це не разовий захід, а постійний процес. Інвестиція тижня часу на систематизацію окупається підвищенням ефективності команди та точності бізнес-планування протягом наступних місяців.
